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Boa Tarde, Sr(a) Usuário(a).



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Prezados colegas servidores,

Nessa versão atualizada do SGD, disponível a partir de 19/09/2016, vocês contarão com novas funcionalidades que viabilizarão a execução de suas atividades administrativas no suporte digital, alavancando o estado do Tocantins para era da informação digital, equiparando-nos em termos tecnológicos aos grandes órgãos federais do nosso país.

 

Seguem abaixo as principais funcionalidades e regras iniciais:

  Novas funcionalidades

  • Definir assinatura e assinar:  permitem definir um usuário ou mais para assinar um documento e assiná-lo por meio de login e senha ou certificado digital. 

  • Copiar dados:  permite copiar dados de um registro existente para a tela de inclusão de novo documento, facilitando o preenchimento do cadastro;

  • Responder:  permite vincular um novo documento a outro existente como forma de resposta ao documento;

  • Visualizador:  permite visualizar sequencialmente os documentos e processos com suporte digital;

  • Incluir documento (processo digital):  para processos digitais foi adicionada na barra de ação do processo a opção “incluir documento” que direciona para a tela de inclusão de documentos e ao criar o registro, o sistema já o anexa ao processo, automaticamente.

  Regras

  • Toda correspondência recebida nos órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual deverá passar, obrigatoriamente, pelo Protocolo Geral do respectivo órgão ou entidade e será aberta, classificada e protocolada no SGD.

  • Todo servidor público deverá obrigatoriamente verificar diariamente no sistema SGD a existência de documentos e processos para recebimento. O tempo de permanência do documento/processo na unidade começa a contar a partir da tramitação para a unidade e não a partir do recebimento da tramitação. (novo)

  • Inicialmente não será permitido autuar processos digitais. A autuação de processos digitais será permitida por tipo de processo e gradativamente, de acordo com o cronograma a ser estabelecido pelo Comitê Gestor do PAE e equipe de gerenciamento do projeto, o qual será publicado e divulgado.

  • É recomendado o início da produção de documentos natos digitais, ou seja, documentos digitais assinados eletronicamente via sistema e que dispensam o uso do papel. (novo)

  • Documento digital quando autuado sempre formalizará um processo digital, da mesma forma que o documento em suporte papel sempre formalizará um processo de suporte papel. Nesta fase de transição do papel para o digital, ou seja, enquanto ainda temos processos sendo gerados em suporte papel, o documento digital poderá ser autuado formalizando um processo em suporte papel. (novo)

  • Documento criado com suporte digital não poderá alterar seu suporte para papel.

  • Não pode anexar um documento com tipo de suporte PAPEL a um registro DIGITAL. Ou seja, num processo digital não se pode anexar um documento de suporte papel. 

  • Somente serão incluídos documentos no formato PDF.

  • A exclusão do arquivo digital pode ser realizada por qualquer usuário do setor que o registro foi cadastrado.

  • O processo digital não terá controle de volumes, ou seja, será volume único e o controle de paginação será feito pelo visualizador automaticamente.

  • Assinatura por certificado digital (Token) inicialmente funcionará somente no navegador IE e será necessária para documentos que sairão do âmbito do poder executivo do Estado do Tocantins.

  • A edição do arquivo digital de minutas inicialmente funcionará somente no navegador IE. Se o pacote office disponível na máquina for a versão 2007, será solicitado login/senha da rede. Documentos das minutas deverão ser salvos como documento do word.

  • Se o documento da minuta que será protocolada exigir numeração, poderá ser inserido o código @@txt_identificacao@@ no corpo do arquivo da minuta que o sistema exibirá a numeração correta do documento após a conversão do arquivo para pdf. Da mesma forma, poderá ser inserido o código @@nup_protocolo@@ para exibir o número único de protocolo (= número SGD). (novo)

  • Para visualizar o detalhamento de cadastro dos registros basta clicar no link do número único de protocolo (número SGD). A opção visualizar na barra de ação estará disponível somente para registros digitais e irá redirecionar o usuário para o visualizador.

  • O cadastro de interessados passou a exigir obrigatoriedade de preenchimento do CPF e CNPJ. Para cadastrar como interessado uma organização que não possua CNPJ, por exemplo, um Comitê Gestor ou uma Comissão Técnica, deverá fazer o cadastro de um grupo em Mala Direta, o qual conterá todos os membros e então referenciar o grupo na hora de informar o interessado.

  • Não será mais possível indicar como interessado um anexo ou unidade de um órgão. Deverá ser utilizado o órgão, pois o CNPJ é vinculado a ele.

  • Os processos existentes até o momento em papel (suporte papel) continuarão tramitando desta forma até seu encerramento. O procedimento a ser seguido é o mesmo que vem sendo realizado até então.

  • O departamento de recursos humanos de cada órgão ou entidade é responsável por enviar, aos administradores locais do SGD, todas as informações sobre movimentações de servidores, bem como as admissões, remoções e exonerações, de modo que as permissões de acesso ao SGD sejam constantemente atualizadas.

  • A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular o sigilo de senhas e a guarda dos respectivos dispositivos físicos de acesso para utilização do sistema. Cuidado com seu login e senha do SGD, pois agora documentos poderão ser gerados e assinados eletronicamente.

  • A antiga funcionalidade "Expedição Digital" que permitia a expedição de documentos em papel entre gabinetes, está sendo reformulada e não está disponível no momento. A mesma somente permitirá o trâmite com registros digitais e será disponibilizada sob o nome de "Expedição Direta".

  • Ao protocolar a minuta será gerado um documento digital.

  • Não é possível alterar uma cópia de documento. Não é possível gerar cópias a partir de uma cópia, somente a partir de um documento original.

Observações

  • Decreto nº 5.490, de  22 de agosto  de 2016: dispõe sobre o Processo Administrativo Eletrônico - PAE, no âmbito da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual, e adota outras providências. Disponível em  http://central3.to.gov.br/arquivo/300035/ .

  • Dúvidas com relação à utilização das novas funcionalidades do sistema deverão ser sanadas junto aos multiplicadores de seu órgão, pois os mesmo receberam treinamento com a obrigação de repassar as informações aos demais colegas. Verifique no site do projeto PAE quem são os multiplicadores de seu órgão. 
    Link: 
    http://pae.to.gov.br/sgd/comissoes-tecnicas-de-apoio-a-implantacao-do-processo-eletronico-administradores-locais-do-sgd-e-multiplicadores/

  • Em cada órgão e entidade do governo estadual foi instituída uma Comissão Técnica de Apoio à Implantação do Processo Administrativo Eletrônico, a qual participará ativamente junto ao Comitê Gestor do PAE na definição das regras e garantirão a execução das mesmas. Em caso de dúvidas com relação às regras ou mesmo sugestões, procure os membros da comissão de seu órgão.

  • Caso não consigam solucionar suas dúvidas com os multiplicadores ou comissão técnica, procure o suporte técnico via e-mail ou telefone. suporte@pae.to.gov.br  / 3212 – 4555.

  • Como o sistema foi atualizado e adaptado para utilizar uma base de dados que já existia com a versão antiga do sistema, poderá ocorrer alguma mensagem de erro durante a movimentação ou realização de ações com os registros mais antigos. Então pedimos lhes paciência nesta fase inicial e a colaboração de nos reportar pelo e-mail suporte@pae.to.gov.br  qualquer erro que possa ocorrer no sistema durante seu manuseio, de modo que possamos solicitar imediata correção.